Wij zoeken iemand die zich om te 2/3 dagen per week wil inzetten als receptionist voor ons kantoor in Wilrijk (vanaf 03/2027 Berchem). En daarnaast de flexibiliteit heeft om de andere 2/3 dagen per week te gaan helpen op diverse bouwwerven (1 werf per dag, voornamelijk regio Antwerpen, soms Brussel) met de plaatselijke administratie (facturen, opmaak contracten, aanwezigheidsregistratie van bezoekers/werklieden,..)

Het takenpakket receptie bestaat uit:

• Onthaal: mensen vriendelijk ontvangen, begeleiden naar vergaderzaal, iets te drinken aanbieden

• Agendabeheer: meetings opvolgen, broodjes bestellen waar nodig, vergaderzalen omboeken,

• Mailboxbeheer van de algemene mailbox (forwarden naar juiste afdelingen),

• Telefonie (doorschakelen naar juiste personen),

• Postbehandeling, pakketjes in ontvangst nemen en bezorgen aan juiste afdeling,...

Het takenpakket werfadministratie bestaat uit:

• Nazicht van facturen & uitwerken van contracten

• Opstellen van KVM-plannen bij aanvang van de werf en zorgen voor updates tijdens de uitvoering.

• Algemeen digitaal klassement op Sharepoint (belangrijke mails, brieven, contracten…)

• Inscannen van Kwaliteits/Veiligheids/Milieu-documenten en op Sharepoint zetten, data invullen in werfpaspoorten volgens afspraken met het werfteam.

• KVM-plannen klasseren op Sharepoint, werfteam informeren, werfpaspoort invullen op Sharepoint.

• Opstarten van goedkeuringsflows op extern platform (indien van toepassing).

• Uittypen, afwerken en versturen van briefwisseling.

• Trekkersrol in de opmaak van as-built dossiers.

• Toezien op de uniforme werking (opmaak contracten, behandeling facturen, digitaal klassement) van onze werven.

• Organiseren van werfgerelateerde evenementen.

• Bestellingen van kantoormateriaal en catering (dranken, koffietoestel)

Hou rekening met een werktijd van 8u-17u , met 1 uurtje middagpauze. Lijkt deze job iets voor jou? Contacteer me dan snel om even kennis te maken..